====== Заявки, инциденты ====== ===== Начало работы в разделе "Заявки, инциденты" ===== Для работы в разделе "Заявки, инциденты" необходимо: 1) Авторизоваться в системе [[http://mtb.gppc.ru/|АИС МТБ ГППЦ]] ([[mtb:password|инструкция по получению или восстановлению пароля]]) 2) Открыть соотвествующий раздел "Заявки, инциденты". | {{ :mtb-steward:1271-01.png?nolink |}} | Обратите внимание: перейти в раздел можно как через верхнее меню, так и через кнопку в главном меню. ===== Интерфейс ===== ==== Просмотр конкретных типов заявок ==== Для просмотра конкретных типов заявок по направлениям необходимо: - нажать напротив надписи "Выбрать тип заявки"(в верхнем левом углу) на поле обведенное прямоугольником с надписью "Все заявки" {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-25_v_13.21.00.png?600|}} - после нажатия появится ниспадающий список с типами заявок. Для подтверждения выбора необходимо нажать кнопку "Выбрать". {{ :mtb-steward:1271-06.png?nolink |}} После нажатия кнопки будут отображены только те заявки тип которого выбран. ==== Перечень заявок в соотвествии со статусом ==== {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_14.00.07.png?nolink&500|}} * в разделе "К рассмотрению" - заявки на которые необходимо реагировать и отслеживать; * в разделе "Актуальные" – заявки находящиеся в работе; * в разделе "Выполнены" – заявки со статусом выполнено; * в разделе "Отклоненные" – заявки со статусом отклонено; * в разделе "Аннулированы" – заявки со статусом аннулировано. ==== Добавить комментарий к заявке ==== Для того, чтобы оставить комментарий к заявке необходимо пройти в заявку и выбрать в верхнем меню "Добавить комментарий" {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_13.41.54.png?nolink&400|}} В открывшемся окне внести необходимую информацию в поле "Комментарий по заявке" {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_13.43.25.png?nolink&400|}} после добавления информации и при необходимости добавления файла {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_13.44.32.png?nolink&400|}} необходимо нажать "Отправить" {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_13.44.37.png?nolink&400|}} Обратите внимание: после добавления комментария отправляется письмо завхозу создавшему заявку и ответственному отвечающему за направление заявки ==== Возврат к списку заявок ==== При переходе к заявке для просмотра и редактирования содержания возврат к списку заявок происходит через нажатие кнопки "К списку заявок" {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_14.06.48.png?nolink&200|}} ===== Для создания новой заявки необходимо: ===== 1. Нажать кнопку {{:mtb-steward:1271-03.png?nolink|}} При этом на странице открывается диалоговое окно {{ :mtb-steward:1271-04.png?nolink |}} 2. Выбрать соответствующее направление заявки; {{ :mtb-steward:1271-05.png?nolink |}} 3. Описать проблему/задачу (необходимо для оперативного поиска отправленной ранее заявки); 4. Выбрать адрес ТО из списка, к которому относится заявка; 5. Выписать номер кабинета (при отсутствии поле оставить пустым или вписать необходимое); 6. Выбрать файл (при наличии) с оформленным и подписанным сканом заявки или другим документом; для отправки нескольких файлов их необходимо упаковать в архив 7. Нажатие кнопки «Отправить» создает заявку в системе. Обратите внимание: на этом этапе (7 пункт) в направлениях заявок где нет необходимости вносить дополнительные данные, а именно: габариты (Логистика: заявка на доставку), перечь товаров и/или услуг (Хозяйственное обеспечение: заявка на закупку) при нажатии кнопки "Отправить" заявка отправляется ответственному за направление лицу для согласования. В заявке на закупку и логистику отправка ответственному лицу происходит после смены статуса заявки (см. пункт Алгоритм работы со статусами), который необходимо производить после внесениях всех необходимых данных ===== Редактирование заявки типа «Ремонтные работы» и заявок в Информационно-технический отдел ===== Для редактирования сформированной ранее заявки на ремонтные работы или в Информационно-технический отдел необходимо нажать кнопку "Открыть" напротив соответствующей заявки.{{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_12.43.29.png?nolink&100|}} * Открывшееся диалоговое окно позволяет отредактировать cодержание ранее отправленной заявки. {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_12.54.58.png?nolink&600|}} * Нажав на «История изменения статусов» возможно проследить историю изменения заявки. * Для того, чтобы открыть Прикрепленный файл, необходимо нажать на надпись: «Загружен». При необходимости заменить ранее загруженный файл его предварительно необходимо удалить: для этого нужно отметить поле после слов «Отметить для удаления». * При необходимости все комментарии вносятся в поле «Комментарии» (см. пункт "Добавить комментарий к заявке"). * Все изменения происходят только после нажатия кнопки «Сохранить». ===== Редактирование заявок типа «Логистика» ===== При выборе указанного типа - заявки открываются 1 щелчком по нажатию на кнопку {{:mtb-steward:1271-12.png?nolink|}} Форма редактирования данного типа заявки содержит как общую часть, описанную выше, так и часть, содержащую перечень предметов для перевозки. {{ :mtb-steward:1271-09.png?nolink |}} Форма добавления предметов в заявку открывается нажатием кнопки {{:mtb-steward:1271-10.png?nolink|}} В открывшемся диалоговом окне необходимо внести информацию во все поля: Наименование, Вес, Длина, Ширина, Высота, Количество, Описание. {{ :mtb-steward:1271-08.png?nolink |}} Обратите внимание: каждый предмет перевозки вносится отдельно. Общие данные по перевозимому система считает сама. После внесения всех необходимых предметов необходимо открыть печатные формы, нажав на кнопки: «Заявка в формате.docx», «Приложение в формате.docx». {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-26_v_15.54.42.png?nolink&500|}} ОБЯЗАТЕЛЬНО! после выгрузки печатной формы, документы необходимо подписать у ответственных в ТО и в сканированном виде приложить к заявке. Все данные в печатную форму вносятся из системы автоматически. Только после того как вложен оформленный по всем правилам документ заявку можно отправлять Закрыть форму можно: * с сохранением изменений: кнопка «Сохранить» * без сохранения изменений: кнопка «Выйти из заявки» После внесения всех данных заявку необходимо отправить ответственному за направление заявки. Для отправки заявки необходимо поменять статус заявки на "На исполнение" (см раздел "Алгоритм работы со статусами" ===== Алгоритм работы со статусами ===== Для Изменения Статуса заявки необходимо установить галочку перед словом Установить и выбрать необходимый статус из нисходящего списка. После нажатия кнопки Сохранить статус поменяется. {{ :mtb-steward:1271-11.png?nolink |}} ===== Варианты статуса заявок ===== === "НА ОФОРМЛЕНИИ" === Первоначально заявке присваивается статус «На оформлении». Статус остается до тех пор пока не будет либо присвоен статус "НА РАССМОТРЕНИИ" (в случае если направление заявки: Закупка, Логистика) либо при нажатии кнопки . после перевод заявки в статус «Согласовано ТО» данная заявка поступает на рассмотрение ЦК (направляется сообщение по электронной почте, отображается в соответствующем разделе у Руководителя направления). === "НА РАССМОТРЕНИИ" === Статус "НА РАССМОТРЕНИИ" устанавливается автоматически в случае если нет необходимости вносить дополнительные данные в заявку, а именно: габариты (логистика), перечь товаров и/или услуг (закупка). При нажатии кнопки "Отправить" заявка отправляется ответственному за направление лицу для согласования. В заявка на закупку и логистику отправка ответственному лицу происходит после смены статуса заявки, который необходимо производить после внесениях всех необходимых данных === "АННУЛИРОВАНО" === При необходимости Завхоз ТО отправлявший заявку или Руководитель ТО в случае ошибочно созданной заявки может ее аннулировать (статус «Аннулировано»). === "РАБОТА ПРИНЯТА" === После того как отправленная заявка отработана необходимо подтвердить ее выполнение. Для подтверждения выполнения заявке ее необходимо перевести в статус "Работа принята". В случае возврата заявки на доработку в ТО - заявке присваивается статус «Возврат на доработку в ТО». Соответствующее уведомление направляется на почту Завхозу ТО создавшему эту заявку. Возврат заявки на рассмотрение (установление статуса заявки "На рассмотрении") Ответственного за направление возможен только после отработки недочетов и установления статуса «Согласовано ТО». Статус «На исполнении» устанавливается в момент принятия заявки в работу со стороны ответственного за направление заявки. Обратите внимание: установление статуса заявок доступных для завхоза ТО ограничено "НА ОФОРМЛЕНИИ", "НА РАССМОТРЕНИИ", "АННУЛИРОВАНО", "РАБОТА ПРИНЯТА". Остальные статусы устанавливаются ответственным за направление заявки. При создании и сохранении заявок внимательно следите за оповещениями и их цветом. {{:mtb-steward:snimok_ehkrana_2016-08-25_v_18.41.42.png?500|}} ===== Система оповещения ===== Для оперативного информирования о вновь созданных или об изменении статуса о ранее созданных заявок создана система рассылки оповещений на почту участников взаимодействия. **В тексте письма: Здравствуйте, Иванов Иван Иванович! Поступила на рассмотрение новая заявка, посмотреть можно в разделе Заявки, инциденты --> раздел --> К рассмотрению --> Тип Ремонтные работы http://mtb.gppc.ru Ваш Логин: ........ Содержание заявки:....... Территория:..... кабинет: ТО "....." Пользователь: Иванов Иван Иванович Телефон: 8(000) 000-00-00 эл.почта: почта@домен.ru** Обратите внимание: при переходе по ссылке в письме откроется конкретная страница с заявкой по которой пришло уведомление. В тексте письма перечислены все необходимы действия произведенные с заявкой или те который необходимо произвести. В конце письма указаны контактные данные специалиста внесшего изменения или создавшего заявку.