Онлайн запись в Центр

Обработка записанных на прием клиентов

Вкладка «Активные» на странице «Записанные клиенты» содержит список записанных на прием клиентов, требующих обработки - исходящего звонка с целью проверки актуальности предоставленной клиентом информации.

Иконка около времени записи клиента свидетельствует о том, что запись просрочена. Другими словами время, на которое записался клиент, уже наступило или прошло.

Вы можете отсортировать все записи на вкладке «Активные» по времени когда клиент произвел онлайн запись (от недавно записавшихся к ранее записавшимся) либо по времени на которое он записался (от более раннего времени записи к более позднему) с помощью соответствующих кнопок.

Для поиска записи на вкладке «Активные» Вы можете воспользоваться формой поиска. Для этого введите в поле поиска ФИО клиента или их любую часть (достаточно несколько букв) или дату его рождения (или любую часть даты рождения, можно искать по году или определенному числу). В процессе набора текста данные будут автоматически фильтроваться на основе введенных данных.

Для обработки записи на прием нажмите на кнопку «Обработать» рядом с ФИО клиента.

Если кнопка «Обработать» неактивна, значит с данной записью на прием параллельно уже работает другой специалист колл-центра.

Нажмите кнопку «Подтвердить» если все данные корректны.

Если клиент сделал опечатку в ФИО или дате рождения, щелкните на строку и отредактируйте.

Подтвержденная запись исчезнет с вкладки «Активные».

Если поле «Комментарий» содержит комментарий установленного образца, это означает, что данный клиент был записан по телефону одним из сотрудников Центра и не нужно выполнять исходящий звонок, чтобы актуализировать данные. Сразу нажмите кнопку «Подтвердить».

Если запись некорректна и ее нужно отменить нажмите кнопку «Отклонить».

При этом в ниспадающем списке следует указать одну из причин отмены записи:

клиент перенес время;
клиент отменил запись;
ошибка данных.

Отмененная запись так же исчезнет с вкладки «Активные» и данный временной интервал станет вновь доступен для записи.

Если клиенту не удается дозвониться нажмите на кнопку «Не отвечает».

Окно обработки записанного клиента закроется, при этом запись останется активной и рядом будет отображаться иконка

Таким образом Вы сможете вернуться к обработке этой записи через некоторое время или же отменить запись, если дозвониться так и не удастся.

Дубликаты записей на прием

Нередки случаи, когда один и тот же клиент записывается несколько раз на разное время либо в разные территориальные отделения.

Если на странице «Активные» присутствуют несколько записей на прием клиентов с одинаковыми ФИО и датами рождения, то рядом с такой записью отображается цифра в синем кружочке, равная количеству найденных одинаковых записей.

Нажмите на эту цифру, чтобы отобразить все дублирующиеся записи. Теперь вы можете подтвердить одну из них и отменить все остальные.

Чтобы вернуться к полному списку активных записей на прием нажмите на вкладку «Активные».

Запись клиентов на прием

Для того, чтобы записать клиента в Центр перейдите на страницу записи в Центр.

Выберите административный округ и желаемый адрес для записи и нажмите кнопку «Продолжить».

В мини-календаре укажите дату (доступные для записи числа выделены зеленым цветом).

Выберите желаемое время и нажмите кнопку «Продолжить».

Заполните информацию о клиенте (ребенке): ФИО, дату рождения и контактный телефон.

Дата рождения вводится в формате: ДД.ММ,ГГГГ, например 30.01.1988. Телефон в формате +7(XXX)XXX-XXXX, например +7(903)555-6677.

Укажите в поле «Комментарий» комментарий установленного образца для коллег.

Обязательно заполните поле «Комментарий», чтобы Вы или Ваши коллеги подтвердили эту запись без исходящего звонка записываему клиенту.

Установите флажок согласия на обработку персональных данных.

Нажмите кнопку «Продолжить».

Клиент записан на прием и эта запись, так же как и записи других клиентов, отобразится на вкладке «Активные» страницы «Записанные клиенты».

Архив

Вкладка «Архив» на странице «Записанные клиенты» содержит список обработанных записей на прием (подтвержденных и отклоненных). Записи на прием отсортированы в порядке убывания даты и времени когда клиент совершил онлайн запись.

Для просмотра списка только подтвержденных или только отклоненных записей, Вы можете воспользоваться соответствующим фильтром.

Для поиска записи в архиве можно воспользоваться формой поиска. Для этого введите в поле поиска ФИО клиента или их любую часть (достаточно несколько букв) и нажмите кнопку поиска (с изображением лупы) либо клавишу Enter.

Ранее подтвержденные записи, можно отменить, нажав на кнопку «Отменить» рядом с ФИО записанного клиента и указав причину отмены записи.

Для просмотра полной информации о подтвержденной записи (ФИО, дата рождения, телефон, дата и время приема, адрес и комментарий) щелкните на ФИО клиента.