Содержание

Планирование on-line собрания (селектора) с подключением через браузер

Веб-планировщик Скайп для бизнеса - https://sched.lync.com

Веб-планировщик Microsoft Lync — программа с функцией доступа к Интернету, которую можно использовать для создания собраний Скайп для бизнеса. С помощью веб-планировщика вы можете создавать новые собрания, вносить изменения в уже существующие и отправлять приглашения из привычной почтовой программы. Специалисты службы поддержки предоставят вам ссылку на портал веб-планировщика, имя пользователя и пароль. Когда вы перейдете на страницу, откройте вкладки или нажмите клавишу TAB, чтобы получить доступ к различным параметрам.

Создание собрания

1. Перейдите на страницу веб-планировщика, доступ к которой предоставили вам специалисты службы поддержки.

2. Войдите в систему с помощью имени пользователя и пароля от официальной почты ГБУ ГППЦ ДОгМ.

3. Выберите Создать собрание.

4. Введите тему вашего собрания.

5. В качестве места проведения можно оставить Собрание Lync или указать местоположение (например, конференц-зал), если предполагается личное участие в собрании.

6. Введите короткое сообщение или повестку собрания в поле Сообщение (необязательно).

7. Укажите дату и время начала и окончания собрания, а также часовой пояс.

8. По умолчанию все приглашенные, в том числе не из вашей компании, могут присоединяться к собранию в обход "зала ожидания" (виртуальной области, в которой пользователям можно предоставлять доступ или отказывать в нем). Сведения о том, как изменить соответствующие параметры, см. в разделе Доступ и выступающие.

9. По умолчанию всем пользователям из компании предоставляются полномочия выступающего. Сведения о том, как изменить соответствующие параметры, см. в разделе Доступ и выступающие.

10. В разделе Участники и звук укажите имена приглашенных или электронные адреса через точку с запятой (;).

11. Щелкните Проверка имен, чтобы проверить, правильно ли вы ввели имена.

В случае приглашенных не из вашей организации введите полный электронный адрес, например contoso@contoso.com. Мы рекомендуем указывать полные электронные адреса приглашенных.

12. Если для вашей учетной записи настроен поставщик услуг аудиоконференций, то в приглашении на собрание указываются бесплатный номер, платный номер и код участника. Участники собрания могут использовать звуковой канал компьютера или присоединиться к собранию по телефону.

13. Нажмите кнопку «Сохранить”.

Отправка приглашений участникам собрания

Отправить приглашения на собрание можно любым из перечисленных ниже способов.

Отправка приглашений с помощью программы электронной почты

Чтобы отправить приглашения таким способом, необходимо скопировать сведения о собрании из веб-планировщика и вставить их в приглашение, созданное в предпочитаемой почтовой программе.

1. Завершив создание собрания, нажмите кнопку Сохранить.

2. Откроется окно сведений о собрании.

3.Выделите сведения о собрании, в том числе его URL-адрес, номер для аудиоконференции и идентификатор конференции.

4.Щелкните текст правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.

5.Откройте любую почтовую программу и создайте обычное приглашение на собрание.

6.Вставьте в приглашение сведения о собрании Lync, скопированные в действии 4.

7.Добавьте участников, уточните дату и время проведения собрания, введите его повестку и отправьте приглашение.

Отправка приглашений с помощью iCalendar

iCalendar позволяет пользователям различных систем электронной почты обмениваться сведениями из календарей. У получателей приглашений iCalendar должно быть установлено совместимое программное обеспечение, в котором можно открыть приглашение на собрание и ответить на него.

1.В разделе Мои собрания выберите собрание по теме и щелкните Экспортировать как iCalendar.

2.Нажмите кнопку Открыть, когда почтовая программа предложит вам это.

3.Когда откроется файл календаря, отправьте его пользователям, добавленным в качестве участников при планировании собрания.

4.Приглашенные смогут открыть и сохранить файл iCalendar в своей программе электронной почты (Outlook, Notes, iCal и т. п.).

Доступ и выступающие

Параметры собрания по умолчанию лучше всего подходят для проведения обычных собраний группы, но их можно настроить в соответствии с потребностями, типом собрания и его участниками. При создании собрания в разделе Доступ и выступающие укажите, кто может миновать «зал ожидания», а кто — присоединиться к собранию в качестве выступающего.

Участники, которые могут миновать "зал ожидания"

ВАЖНО. Даже если функция «зал ожидания» включена, участники, присоединяющиеся по телефону, автоматически попадают на собрание.

Кто является выступающим

ПРИМЕЧАНИЕ Щелкните Выбранные пользователи, затем Выбор пользователей, и переместите участников из поля Участники в поле Выступающие. Вы не можете добавить приглашенных извне компании или из списков рассылки в качестве выступающих при помощи этого параметра. Но вы можете предоставить участникам полномочия выступающего уже на собрании.

Присоединение к собранию Lync

Чтобы войти, воспользуйтесь ссылкой на собрание в приглашении. Или откройте в веб-планировщике вкладку Присоединиться к собранию:

1.На вкладке Мои собрания выберите собрание, к которому хотите присоединиться.

2.Щелкните Присоединиться к собранию в правой части страницы.

3.Откроется клиент Скайп для бизнеса, с помощью которого вы войдете в собрание.

Просмотр и изменение существующих собраний

Вы можете просмотреть все организованные вами собрания в веб-планировщике на вкладке Мои собрания . Помните о том, что в веб-планировщике перечислены только организованные вами собрания и не указаны те, на которые вы получили приглашения.

1.Чтобы открыть страницу сведений, перейдите на вкладку Мои собрания, а затем щелкните тему собрания.

2.Щелкните Изменить собрание.

3.Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.

4.В сообщении об успешном выполнении операции нажмите кнопку ОК и проверьте правильность внесенных изменений.

ВАЖНО.    После обновления собрания новые сведения потребуется отправить приглашенным вручную. Веб-планировщик не обновляет календарь автоматически. • Если для рассылки приглашений вы использовали формат iCalendar, снова выберите команду Экспортировать как iCalendar, чтобы открыть приглашение, и отправьте обновление. • Если сведения о собрании Lync были скопированы в обычное приглашение, откройте его, обновите сведения о собрании и повторно отправьте участникам.

Удаление или отмена собрания

Срок действия собрания истекает через 14 дней после запланированного времени завершения, но чтобы очистить веб-планировщик, можно удалить или отменить собрание.

1.На вкладке Мои собрания щелкните собрание, которое требуется удалить.

2.На странице сведений о собрании откройте вкладку Удаление собрания.

3.В окне подтверждения нажмите кнопку Да.

ВАЖНО.    Поскольку веб-планировщик не обновляет календарь автоматически, потребуется отправить участникам уведомление об отмене. • Если вы отправили приглашение на собрание в формате iCalendar, откройте приглашение и нажмите кнопку Отмена. В результате участникам будет отправлено уведомление об отмене собрания. • Если подробные сведения о собрании Lync были скопированы в обычное приглашение, откройте его и нажмите кнопку Отмена, чтобы отправить участникам уведомление об отмене.